Gangen i arbeidet

I hovedsak henviser vi til veilederen som KPMG har utarbeidet. I tillegg har vi laget hjelpedokumenter som vi håper skal gjøre det enda lettere å arbeide på egen hånd.

Vi anbefaler at du nå går gjennom flytskjemaet som skjematisk viser gangen i arbeidet for å få oversikt over prosessen. Deretter anbefaler vi at du går gjennom hvert punkt i beskrivelsen under før du begynner å arbeide med konkrete oppgaver.

(Klikk på bildet for større versjon)

Vedtak / forankring i ledelsen
Det er svært viktig at bedriftens øverste ledelse har et eierforhold til beslutningen om å arbeide med miljøledelse.

Du kan lese mer om dette i kapittel 4 i veilederen.

Sørg for å holde ledelsen godt orientert om hvordan arbeidet går, legg gjerne inn faste møtepunkter der status og utfordringer diskuteres.

Utnevne ledelsens representant
I følge ISO 14001 skal det utnevnes en ledelsens representant. Det er denne som skal sørge for at arbeidet blir gjort, men det er viktig å merke seg at det likevel er den øverste ledelsen i bedriften som har ansvaret. Ledelsens representant kan bruke andre medarbeidere til å utføre det praktiske arbeidet. I mindre bedrifter er det nok vanlig at ledelsens representant både er planlegger og driver av prosessen, og gjennomfører det meste arbeidet. Enkelte oppgaver, som en årlig gjennomgang av systemet for å se om det fungerer etter hensikten, skal gjennomføres av den øverste ledelsen i bedriften.

Du kan lese mer om dette i kapittel 4 i veilederen.

Involvere de ansatte og velge ut øvrige nøkkelpersoner som skal delta i arbeidet
De ansatte bør involveres i arbeidet så raskt som mulig, både for å gi arbeidet den tyngde internt i bedriften som det trenger og fordi involvering øker motivasjonen for å delta i arbeidet. Informasjon og opplæring av eget personell står sentralt i arbeidet med miljøledelse. Involvering av de ansatte i utarbeiding av systemet vil være en viktig del av begge disse målsettingene.

I større bedrifter vil ledelsens representant ofte trenge å involvere noen flere personer i arbeidet, enten fordi aktivitetene er spredt geografisk eller fordi bedriften arbeider innenfor flere ledd i verdikjeden med ulike problemstillinger. Driftsleder, områdeledere og lignende er eksempler på personer som det kan være fornuftig å trekke inn i arbeidet og gi konkrete oppgaver.

Det kan også være en god ide å identifisere personer som eventuelt kan tenkes å være motvillige eller negative til arbeidet og bruke tid på å forklare bakgrunn og formål for dem.

Lage arbeidsplan
Vi har laget et forslag til arbeidsmåte som du finner under Planlegging av arbeidet i hovedmenyen.

Utarbeide utkast til miljøpolitikk
Miljøpolitikken (eller miljøpolicy som den ofte kalles) skal angi bedriftens ambisjonsnivå og visjon for miljøarbeidet. Den skal gi retningen for resten av miljøarbeidet og man bør utarbeide en første versjon av miljøpolitikken tidlig i prosessen. Se kapittel 5.2 i veilederen. Miljøpolitikken bør gås gjennom på nytt senere i prosessen for å se om det er kommet inn nye momenter i løpet av arbeidet. Miljøpolitikken bør være forankret både i toppledelsen i bedriften og i styret.

Innledende miljøgjennomgang
Den innledende miljøgjennomgangen er en meget viktig del av arbeidet. Dere skal frambringe en status for hvordan bedriften gjør det på viktige miljøområder og man skal identifisere de aktivitetene som har en betydelig innvirkning på miljøet (de såkalte betydelige miljøaspektene).

Det er svært viktig å ha en god dokumentasjon i form av tall og statistikker som viser hvordan situasjonen i bedriften er. De fleste oppdrettsbedrifter har god oversikt over de viktigste områdene da dette allerede rapporteres inn til myndighetene eller det er en del av oppfølgingen av produksjonen.

Se også på hva myndighetene har satt opp som miljømål for oppdrettsnæringen når dere skal prioritere hvilke områder dere skal belyse i den innledende miljøgjennomgangen.

Se kapittel 5.3 i veilederen for nærmere beskrivelse.

Utarbeide miljømål
Når man vet på hvilke områder bedriften har behov for å forbedre seg og å ha kontroll, så skal det utarbeides miljømål – det vil si målsettinger for forbedring. Det skal lages overordnede miljømål og mer detaljerte miljømål. Se kapittel 5.4 i veilederen.

Endelig miljøpolitikk
På dette tidspunktet, når man har gått gjennom status og har identifisert hvor bedriften bør forbedre seg, kan det være fornuftig å gå gjennom miljøpolitikken på nytt for å se om det kommet fram nye momenter som man bør ta hensyn til.

Miljøstyringsprogram
Miljøstyringsprogrammet er kort sagt en arbeidsplan som skal fortelle hvordan bedriften skal oppnå miljømålene som er satt opp, hvem som ansvaret for gjennomføring og hvilke ressurser som stilles til rådighet. Se kapittel 5.5 i veilederen for nærmere beskrivelse.

Miljøstyringssystem: Prosedyrer og rutiner
Miljøstyringssystemet er den delen av et miljøledelsessystem som består av prosedyrer, rutiner og andre dokumenter som skal sikre at bedriften har styring og kontroll. Mange bedrifter har utarbeidet slike dokumenter allerede og det er naturlig å ta utgangspunkt i disse i arbeidet. Standardene inneholder visse krav til hvilke typer dokumenter som skal være med og dette er beskrevet i kapittel 5.6 i veilederen.

Bruke systemet
Vi vil anbefale å begynne og bruke nye prosedyrer og måter å gjøre ting på så snart de er vedtatt. Dette gjør det mer overkommelig å ta bruk nye ting og en av de viktigste kriteriene for sertifisering er for øvrig at systemet er i aktiv bruk i bedriften. Se kapittel 6 i veilederen.

Intern miljørevisjon
Dette er bedriftens egen kontroll av at systemet fungerer etter hensikten og gjennomføres i prinsippet av bedriften selv. Minst en internrevisjon skal være gjennomført før man kan bli sertifisert. Se kapittel 7 i veilederen.

Sertifisering
ISO 14001 og EMAS har nokså ulike krav når det gjelder sertifisering. Dette og andre aktuelle temaer finner du omtalt i kapittel 8 i veilederen.

Vil du lese mer?