Nye regler for innsyn i ansattes e-post

Vilkår for innsyn
Forskriften fastsetter at arbeidsgiver kun har rett til innsyn i følgende situasjoner;

1. Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten.
2. Når det er begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

Ett av de ovennevnte vilkår må således være oppfylt og arbeidsgiver må i hvert enkelt tilfelle foreta en vurdering av om innsyn er nødvendig, eller om de kan ivareta bedriftens interesser på en mindre belastende måte. Innsyn skal være saklig begrunnet. Hvis opplysningene lett kan fremskaffes uten innsyn i e-post, vil kravet til saklig begrunnelse ikke være oppfylt. De nye reglene skiller ikke på om innholdet er å anse som privat eller virksomhetsrelatert e-post. Vilkårene er imidlertid utformet slik at det bare unntaksvis vil være anledning til innsyn i private e-poster.

De vedtatte reglene vil ikke kunne fravikes til ugunst for arbeidstaker gjennom instruks eller avtale. Arbeidstaker vil imidlertid i det enkelte tilfelle kunne gi et uoppfordret samtykke til innsyn, f.eks i forbindelse med uventet sykdom.

Noen forutsetninger
Bestemmelsen omfatter innsyn i eventuelle e-postkasser den ansatte har fått i virksomheten til bruk i sitt arbeide, men også innsyn i og gjennomsøking av arbeidstakerens personlige område i virksomhetens datanett og innsyn i annet elektronisk utstyr.

Forutsetningen er at det er arbeidsgiver som eier utstyret, og at arbeidstakeren har fått utlevert utstyret eller tilgang til det for bruk i sitt arbeid. Bestemmelsene gjelder dermed ikke for innsyn i utstyr som den ansatte selv eier, selv om dette fra tid til annen benyttes i arbeidet ved virksomheten. Arbeidsgiver vil som hovedregel være avskåret fra innsyn i slikt privateid utstyr. Bestemmelsene gjelder heller ikke for innsyn i opplysninger som er lagret på fellesområder eller e-postkasser som er felles for hele virksomheten. Her vil arbeidsgiver ha rett til innsyn uten at særlige vilkår må oppfylles først.

Arbeidstaker skal varsles
Arbeidstakeren skal så langt mulig varsles før innsyn og få anledning til å uttale seg før innsyn blir gjennomført. Arbeidstakeren skal også så langt som mulig gis anledning til å være tilstede under innsynet og har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant. Dersom innsyn skjer uten forutgående varsel, skal den ansatte underrettes i etterkant av innsynet. Forskriften har nærmere regler om hva varsel, eventuelt skriftlig underretning ved manglende forutgående varsel, skal inneholde.

Speilkopiering
For å hindre at arbeidstaker skal kunne slette e-poster ved forutgående varsling kan arbeidsgiver speilkopiere de områder i nettverket det er rettslig grunnlag for å foreta innsyn i. Innsyn i speilkopi følger reglene for innsyn i e-post.

Vil du lese mer?