5.6.2 Organisasjon

Prosedyrene omfatter organisasjonskart, stillingsinstruks, opplæring og kommunikasjon.

Struktur og ansvar – organisasjonsplan og stillingsinstruks

I følge paragraf 4.4.1 i ISO 14001 skal oppgaver, ansvar og myndighet fastsettes, dokumenteres og kommuniseres for å oppnå en virkningsfull miljøstyring.

For tekst i NS-EN ISO 14001 om struktur og ansvar, se paragraf 4.4.1.

Ledelsen har ansvar for å skaffe til veie de nødvendige ressurser for å innføre og drifte et miljøstyringssystem, og ledelsen skal peke ut en spesiell representant for ledelsen som skal:

•  Sikre at miljøstyringssystemets krav er etablert, iverksatt og holdt vedlike i henhold til standard

•  Rapportere om systemets virkning til øverste ledelse i selskapet som et grunnlag for kontinuerlig forbedring.

Bedriften bør lage en organisasjonsplan der det klart går fram hvilken stilling som har ansvaret som ledelsens representant og der det framgår hvilke andre stillinger som eventuelt har ansvar innen arbeidet med miljøledelse.

Stillingsinstruks lages i denne sammenhengen kun for den / de stillingen(e) som har ansvar for miljøledelsessystemet og miljøarbeid i bedriften.

Opplæring, bevissthet og kompetanse

Standarden setter klare krav til opplæring av de ansatte; både når det gjelder deres forståelse av hvor viktig miljøarbeidet er, hva arbeidsoppgavene og ansvaret deres er samt hva konsekvensene kan bli hvis de ikke utfører arbeidsoppgavene som forutsatt. Det settes dessuten klare krav til at personalet skal være kompetente til å utføre de oppgavene de er satt til.

For tekst i NS-EN ISO 14001 om opplæring, bevissthet og kompetanse, se paragraf 4.4.2.

Utviklingen av prosedyrer kan fungere som en del av opplæringen av de ansatte som organisasjonen må foreta i forbindelse med innføring av et miljøledelsessystem dersom de ansatte trekkes med i dette arbeidet slik vi har foreslått i kapittel 4.

Elementer som bør være med i en prosedyre er:

•  Det skal lages en opplæringsplan, opplæringsbehovet gjennomgås årlig

•  Alt personale som utfører arbeid som kan føre til betydelig miljøbelastning skal ha opplæring som reduserer risikoen

Intern og ekstern kommunikasjon

Organisasjonen skal etablere og holde vedlike prosedyrer for intern kommunikasjon mellom de forskjellige nivåer og funksjoner i bedriften. Man skal også ha prosedyrer for håndtering av kommunikasjon i forhold til eksterne berørte parter.

For tekst i NS-EN ISO 14001 om kommunikasjon, se paragraf 4.4.3.

Intern kommunikasjon

Elementer som bør dekkes i intern kommunikasjon til de ansatte er:

•  Informasjon til de ansatte om miljøpolitikken, miljømål og miljøprogrammet

•  Informasjon om prosedyrer som er relevante for deres arbeid (her er opplæring også svært viktig)

•  Resultater av oppfølging av uhell og nesten-uhell (for eksempel rømmingstilfeller)

Rapportering fra de ansatte til bedriften er også viktig:

•  Rapportering av akutte situasjoner til overordnet

•  Forslag til forbedringer av prosedyrer som gjør miljøpåvirkningen mindre.

For å sikre god kommunikasjon bør det holdes faste driftsmøter (hver 14. dag til 3. uke) der miljø og miljøledelse er fast tema i tillegg til andre driftsforhold.

Ekstern kommunikasjon

Det er to sider ved ekstern kommunikasjon som skal dekkes. Bedriften skal beskrive hvordan:

•  Innspill fra berørte parter skal tas vare på og besvares

•  De betydelige miljøaspektene skal kommuniseres utad.

Legg merke til at bedriften skal ”registrere sin beslutning” når det gjelder hvordan den vil kommunisere de betydelige miljøaspektene utad. Det vil si at det skal foreligge et dokument som beskriver hvordan dette skal gjøres.

Vil du lese mer?