4. Hvordan arbeide med miljøledelse i bedriften

Utvikling og vedlikehold – to forskjellige prosesser

Erfaringene viser at det er viktig hvordan bedriftene velger å arbeide med miljøledelse for å få et godt resultat. I hovedsak kan man dele arbeidet i to faser:

•  Utvikle og innføre et miljøledelsessystem

•  Bruke og vedlikeholde systemet

Utvikle og innføre et miljøledelsessystem er naturlig nok mer krevende i form av tid og ressurser enn å bruke og vedlikeholde systemet. Men det kan være krevende på en annen måte å holde systemet ”levende” i bedriften etter at det er innført.

I dette kapitlet vil vi ha hovedfokus på hvordan man praktisk kan lage et miljøledelsessystem i en bedrift, hvem som bør delta i innføringsprosessen og hvilke kostnader det kan medføre. Videre omtales hvordan miljøledelsessystemene kan koordineres med andre styringssystemer.

Ledelsens engasjement

Uten engasjement og prioritering fra den øverste ledelsen, vil det være vanskelig å arbeide fornuftig med miljøledelse:

•  Ledelsen må stille penger og andre ressurser til rådighet, både til arbeidet med systemet og til forbedringene som må gjennomføres

•  Etter at miljøledelsessystemet er tatt i bruk må det opprettholdes og forbedres, en engangsinnsats for å få et system opp og stå er ikke hensiktsmessig

•  Miljøledelsessystemet bør integreres i andre styringssystemet som bedriften har

•  Ledelsens engasjement er nødvendig for å kunne utnytte mulighetene for positiv profilering som følger av en øket miljøinnsats

Administrerende direktør bør være hovedsponsor for arbeidet med miljøledelse i bedriften, mens det daglige arbeidet med utvikling og bruk bør delegeres til en medarbeider som får myndighet, tid og ressurser til arbeidet.

Våre bedrifter sier følgende:

Erfaringene er at ledelsen ofte er opptatt av å initiere prosjektet, men at det er vanskeligere å få dem til å fokusere på dette underveis i utviklingen av systemet. De har på en måte ”satt bort” jobben til en i staben. De må derfor engasjeres – jo tidligere jo bedre.

Ledelsens representant

Både ISO 14001 og EMAS har krav om at det skal utnevnes en ledelsens representant. Denne personen må få ansvaret for å planlegge og gjennomføre prosjektet og rapportere direkte til ledelsen.

Denne funksjonen kan for eksempel legges til en egen miljøstilling i bedrifter som har nok ressurser til det. Eller man kan vurdere om HMS-ansvarlig også bør arbeidet med miljøledelse. Det som er aller viktigst er at den som får ansvaret får avsatt nok tid og ressurser til å gjøre en god jobb. Det vil være en fordel om den som skal ansvaret for arbeidet er kjent i bedriften og man bør generelt heller utnevne en som har vært en tid i bedriften enn en som er ny og ikke kjenner organisasjonen.

I større bedrifter, spesielt der aktivitetene er geografisk spredt, kan det være nødvendig å engasjere flere enn én person i arbeidet, slik at man bør utnevne et prosjektteam.

Våre bedrifter sier følgende:

Problemet er å få tid til å jobbe med miljøledelse ved siden av alle de andre tingene vi er pålagt. Vi anbefaler derfor på det sterkeste at den som får oppgaven får avlastning på andre arbeidsoppgaver.

 

Arbeids- og framdriftsplan

Innføring av miljøledelsessystemer bør følge en godt planlagt arbeids- og framdriftsplan, som er delt opp i klare arbeidsoppgaver. Erfaringsmessig er det svært viktig å sette en tidsfrist for når de forskjellige fasene i arbeidet (miljøgjennomgang, miljøprogram, prosedyrer, første miljørevisjon osv.) skal være ferdig. Hvis ikke har arbeidet lett for å trekke ut i tid.

Glem ikke at innføringsfasen tar tid. Arbeidet er ikke avsluttet når systemet er på plass i hylla. Den akkrediterte miljøkontrolløren / sertifiseringsselskapet skal kontrollere om alle miljøstyringselementer er på plass, forstått av de ansatte og i bruk. Hvor lang tid det vil ta fra bedriften bestemmer seg for å innføre systemet til den er klar for registrering, vil variere. For ikke å forsinke framdriften, bør man fra starten av være bevisst på å sette av nok ressurser.

Involvering av ansatte

De ansatte bør involveres i arbeidet så raskt som mulig, både for å gi arbeidet den tyngde internt i bedriften som det trenger og fordi involvering øker motivasjonen for å delta i arbeidet.

Informasjon og opplæring av eget personell står sentralt i arbeidet med miljøledelse. Involvering av de ansatte i utarbeiding av systemet vil være en viktig del av begge disse målsettingene.

Ekstern konsulenthjelp

Mange bedrifter vil ha behov for ekstern bistand. Det er da viktig at man på forhånd tenker gjennom fordeler og ulemper med dette, som utgifter til konsulentbistand, behov for kunnskapsoverføring og opplæring av egen organisasjon. Konsulentbistand kan være aktuelt fordi:

•  Bedriften ønsker å forbedre sin kompetanse og sine kunnskaper om miljøforhold generelt og miljøledelsessystemer spesielt

•  Bedriften trenger noen til å hjelpe seg på veien. Konsulenten bør primært være en katalysator og samtalepartner ved utarbeidelsen og innføringen av systemet.

•  Bedriften trenger ekstra kapasitet og erfaring fra samme type arbeid.

Våre bedrifter sier følgende:

Det er viktig å kunne søke råd hos noen som har erfaring med å bygge opp slike systemer. Det har også vært nyttig å treffe representanter fra andre bedrifter som jobber med det samme.

Kostnader

De største kostnadene er normalt knyttet til utviklingen av miljøledelsessystemet. Kostnader vil først og fremst være knyttet til å:

•  Utarbeide miljøpolitikk, gjennomføre den innledende miljøgjennomgåelsen, vurdere betydelige miljøaspekter, utvikle miljømål og miljøstyringsprogram

•  Utarbeide, eventuelt oppgradere og innføre prosedyrer og rutiner

•  Gjennomføre opplæringstiltak

•  Utarbeide eventuell miljøredegjørelse

•  Engasjere ekstern miljørevisor

For sertifisering / registrering vil de eksterne kostnadene være kostnadene knyttet til timeforbruket hos sertifiseringsselskapet / miljøkontrolløren som benyttes.

Integrering og samordning med andre systemer

Det er mest kostnadseffektivt å samordne de styringssystemene en oppdrettsbedrift har. De som er mest vanlige er:

•  Bedriftens Internkontrollsystem (IK) for helse, miljø og sikkerhet

•  Bedriftens Egenkontrollsystem

•  Bedriftens eventuelle kvalitetssystem i henhold til ISO-standarder (for eksempel ISO 9000-serien).

Alle norske bedrifter er pålagt å ha et IK-system. IK-systemets overordede systemdel og den del som dekker ytre miljø, er et godt utgangspunkt for miljøledelsessystemer.

Mange oppdrettsbedrifter har tatt i bruk ISO 9000-standarder i sitt kvalitetsarbeid. Det er mange likhetstegn mellom kvalitetsstyring og miljøstyring når det gjelder oppbygging og vedlikehold av systemene.

Både sertifiserte kvalitets- og miljøstyringssystemer skal følges opp med eksterne revisjoner av sertifiseringsorganene. I tillegg gjennomfører tilsynsmyndighetene systemrevisjoner av bedriftens internkontrollsystem. Til sammen kan dette utgjøre flere interne og eksterne revisjoner årlig. Gjennom en koordinering av disse, vil bedriften kunne spare betydelig med tid og ressurser.

Erfaring fra en av pilotbedriftene

Vi hadde et oppegående kvalitetssikringssystem fra før og så med en gang at det lå mye i dette systemet som kunne brukes direkte i miljøledelsessystemet.

Vil du lese mer?