7. Miljørevisjon

Det kan være nyttig å skille mellom tre typer revisjoner:

•  Første parts revisjon
Formålet er å vurdere bedriftens miljøledelsessystem ved å bruke bedriftens egne ressurser, kalles som regel internrevisjoner

•  Annen parts revisjon
Vurdere bedriftens egnethet til å levere varer og tjenester

•  Tredjeparts revisjon
Formålet er som regel vurdering i forbindelse med sertifisering

I dette kapittelet skal vi konsentrere oss om den første typen revisjon som er et redskap for bedriftens ledelse for å undersøke i hvilken grad miljøledelsessystemet er tatt i bruk og om det fungerer etter hensikten. Interne revisjoner er også et av ledelsens viktige redskaper for å sikre kontinuerlig forbedring.

Det finnes egne standarder for miljørevisjon i ISO 14001-serien.

Gjennomføre en revisjon

En miljørevisjon bør inneholde følgende elementer:

•  Plukk ut et revisjonsteam

•  Bestem hva revisjonen skal omfatte

•  Lag et revisjonsprogram

•  Send et varsel til enheten som skal besøkes og til ledelsen

•  Revisjonen gjennomføres slik:

• Åpningsmøte for å sjekke at alle praktiske detaljer er i orden, avtale tidsplan og informere de berørte
• Undersøke systemets overensstemmelse med standarden og med miljøpolitikken
• Undersøke om miljømål og delmål, miljøprogrammet og prosedyrene er tatt i bruk og er hensiktsmessig; gå rundt, snakk med operatørene, noter
• Lag rapport
• Avslutningsmøte der rapporten presenteres for de involverte.
• En revisjon kan gjennomføres mer eller mindre formelt. Den som gjennomfører revisjonen bør tilpasse seg til en viss grad enheten som skal besøkes, men vi anbefaler at man er litt formell i gjennomføringen.

Det er svært viktig at det skapes en god stemning under revisjonen slik at de som blir revidert får forståelsen av at revisjonen er et ledd i forbedringsarbeidet og ikke blir gjennomført for å ”ta” de som ikke følger prosedyrene.

Revisjonsrapport

Revisjonsrapporten skal sendes til ledelsen og til enheten som ble revidert. Siden gjennomførte interne revisjoner er en så viktig del av forbedringsarbeidet, vil revisjonsrapportene bli gjennomgått av sertifiseringsselskapene under deres revisjoner.

Revisjonsteam

Ofte kan det være en fordel om to personer gjennomfører i hvert fall noen av revisjonene slik at man får mer enn en persons inntrykk av forholdene. De bør ha opplæring og trening i å gjennomføre revisjoner.

Omfang og hyppighet

Deler av systemet bør velges ut til hver revisjon. Det vil bli for omfattende å gå gjennom hele systemet i løpet av en revisjon. Hvilke deler som plukkes ut bør bestemmes av hvor viktige de aktuelle aktivitetene er, resultatene av tidligere revisjoner og kjennskap til områder der ”skoen trykker”. Interne revisjoner bør gjennomføres 1-2 ganger per år. Vanligvis oftere i den første tiden etter at man har i bruk et system. Hele systemet bør være dekket av revisjoner i løpet av 1-1,5 år.

Det kan være hensiktsmessig å lage et revisjonsprogram som sier noe om:

•  Aktivitetene og områdene som skal dekkes av revisjonen.

•  Hvor ofte revisjonen skal foregå. Hvert annet år er vanlig.

•  Ansvar i forbindelse med å lede og gjennomføre revisjoner.

•  Kommunisering av revisjonsresultatene

•  Revisors kompetanse

•  Hvordan revisjoner vil bli gjennomført

Avvik og observasjoner

I forbindelse med revisjonen utarbeider revisor en oversikt over avvik og observasjoner. Det er flere måter å definere disse begrepene på. Vi vil foreslå å kalle forhold som ikke er i samsvar med standarden og bedriftens miljøledelsessystem for avvik. Observasjoner er da forhold som kunne vært utført på en bedre måte, men som ikke direkte bryter med formelle krav.

Hjelpeskjemaer

Følgende hjelpeskjemaer finnes i vedlegg 5:

• Revisjonsvarsel og rapport
• Skjema for spørsmål og notater
• Skjema for avvik og observasjoner.

EMAS

EMAS legger opp til at bedriften skal:

• EMAS-registreres
• Gjennomføre revisjoner slik det er definert i EMAS-forordningen
• EMAS-registrering blir nærmere kommentert i neste kapittel.

De interne miljørevisjonene skal gi en oversikt over miljøinnsatsen og kontrollere at styringssystemet er effektivt og forstått. Ikke alle aktiviteter behøver å bli revidert samtidig eller med samme hyppighet. Bedriften kan etablere en revisjonssyklus som medfører at risikofylte aktiviteter revideres oftere enn mindre risikofylte aktiviteter. Bedriften velger selv sin revisjonssyklus så lenge den ikke overstiger 3 år. EU-kommisjonen har utgitt foreløpige retningslinjer for fastsettelse av revisjonshyppighet.

Vil du lese mer?