5.6 Miljøstyringssystemet

Miljøstyringssystemet er den delen av et miljøledelsessystem som består av prosedyrer, rutiner og andre dokumenter som skal sikre at bedriften har styring og kontroll over de betydelige miljøaspektene som er valgt ut. I tillegg skal det inneholde dokumenter som sikrer at bedriften planlegger, kontrollerer og forbedrer miljøledelsessystemet på en god måte i henhold til standardens krav.

Prosedyrer – krav i ISO 14001 og EMAS

ISO 14001 har en detaljert kravliste til et miljøstyringssystem i sitt kapittel 4. EMAS har i versjonen fra desember 2000 satt samme krav til et miljøledelsessystem som ISO 14001. I tabellen under har vi derfor laget et forslag til hovedinndeling av prosedyrer som dekker kravene i ISO 14001.

Vi vil sterkt understreke at den enkelte bedrift må tilpasse prosedyresamlingen til sitt eget bruk, blant annet er det viktig å tenke koordinering mot andre styringssystemer. Flere prosedyrer vil være like enten man snakker om et kvalitetssikringssystem, internkontroll eller miljøstyringssystem. En prosedyre kan godt være beskrevet kun et sted, bare man henviser til denne fra de andre systemene. Det er viktig å ha gode rutiner i forhold til oppdatering av prosedyrene, slik at en oppdatering blir registrert i alle systemene.

Programvare for dokumentstyring

Prosedyrehåndboken kan være i form av papir og/eller i elektronisk form. Det finnes i dag en rekke programmer på markedet som er spesiallaget for å utvikle og styre dokumenter i ulike styringssystemer. Disse programmene kan forenkle arbeidet vesentlig for den som skal ha ansvaret for dokumentasjonen, spesielt dersom bedriften har flere systemer som skal følges opp.

Involvering av de ansatte – enda en gang

Det er svært viktig å trekke med de ansatte i utformingen av prosedyrer, spesielt når det gjelder prosedyrer knyttet til drift. Det må være samsvar mellom hvordan systemet beskriver at arbeidsoppgaver skal gjennomføres og det som skjer i virkeligheten. De ansatte må derfor involveres og være med på den konkrete utformingen av prosedyrene. De vil da få et eierskap til systemet og systemet vil ”være levende” i bedriften. Når eventuelle revisorer skal gjennomgå bedriften, så har de fokus på nettopp dette.

Innholdet i en prosedyre

Forslag til prosedyremal finnes i vedlegg 5. Prosedyrene bør inneholde følgende data:

•  Hensikten med prosedyren

•  Omfanget

•  Beskrivelse av arbeidsoppgaver – gjennomføring (den mest omfattende delen av prosedyren)

•  Fordeling av ansvar

•  Dokumentnummer, dokumenttittel, dato, navn, hvem som har utarbeidet prosedyren, henvisning til andre systemer

•  Signatur, alle dokumenter skal signeres – også ved endring av prosedyrene

Hvordan skrive en prosedyre

Det er flere gode måter å involvere operatørene og annet personale på:

•  Sett deg ned med operatørene. Vær sekretær og rådgiver, mens operatørene gir innspill til prosedyren

•  La operatørene lage utkast til prosedyre. Kan trenge veiledning og god tid.

•  Hvis det er mulig, arranger et møte med operatører fra flere lokaliteter.

Rekkefølge i utviklingen av prosedyrene

Vi vil foreslå en noe annen rekkefølge enn den rekkefølgen kravene er presentert i ISO 14001. De fleste bedrifter er rettet inn mot det operative og det er naturlig at prosedyrer for drift, beredskap og overvåking behandles rett etter at miljømålene er plukket ut siden disse prosedyrene hører sammen med miljømålene. Vi vil gå gjennom kapitlene i følgende rekkefølge (se dokumentoversikten tidligere i dette kapittelet):

•  Drift, beredskap og overvåking

•  Organisasjon

•  System- og prosessoppfølging

•  Planlegging

•  Bedriften, politikk

Vil du lese mer?