5.6.3 System- og prosessoppfølging

Prosedyrene omfatter dokumentstyring og registreringer, miljørevisjon og ledelsens gjennomgang, samt avviksbehandling og korrigerende tiltak.

Dokumentstyring og registreringer

Bedriften skal ha prosedyrer for dokumentstyring for å sikre riktig identifikasjon av dokumentene, at de er gjennomgått med faste mellomrom, at de nødvendige dokumentene er der arbeidsoperasjonene gjennomføres og at foreldete dokumenter fjernes og merkes.

Det er også et krav om at bedriften skal ha prosedyrer for å sikre at registreringer blir gjennomført på en forsvarlig måte. Vi har valgt å omtale disse kravene samlet.

For tekst i NS-EN ISO 14001 om dokumentstyring, se paragraf 4.4.5.

For tekst i NS-EN ISO 14001 om registreringer, se paragraf 4.5.3.

Elementer som bør dekkes innen dokumentstyring er:

•  Ansvar for utarbeiding og oppdatering av dokumentene i miljøstyringssystemet

•  Entyding merking av dokumentene med navn, dato (se eksempel på prosedyrer i vedlegg 5)

•  Alle godkjente dokumenter skal signeres

•  Hvor skal dokumentene befinne seg (filer og papirkopier); ulike dokumenter kan være tilgjengelig på forskjellige nivåer eller driftsenheter

•  Hvor ofte dokumentene skal oppdateres og revideres

•  Fjerning / identifisering av foreldete dokumenter: For eksempel makulering av foreldete pairkopier og merking av foreldete filutgaver.

Viktige momenter når det gjelder registreringer:

•  Beskrive hva registreringene skal omfatte, registreringer fra opplæring, revisjoner og gjennomganger er obligatoriske

•  I tillegg er det viktig å registrere informasjon som gjør bedriften i stand til å etterprøve om miljømålene er nådd, om den har kontroll på forhold som gjelder de betydelige miljøaspektene og om lover og forskrifter etterleves.

•  Oppbevaringstid for registreringene (husk at det er krav om dette i flere forskrifter)

•  Hvordan registreringene skal lagres

Miljørevisjon og ledelsens gjennomgang

Bedriftens egen kontroll av hvordan viktige styringsdokumenter som miljøpolitikken, miljømålene og programmet etterleves og hvorvidt miljøledelsessystemet er hensiktsmessig er et meget sentrale elementer i miljøledelse. Revisjon av miljøstyringssystemet og ledelsens gjennomgang er redskapene som skal sikre en systematisk vurdering av systemet og vi har valgt å beskrive kravene samlet.

For tekst i NS-EN ISO 14001 om revisjon av miljøstyringssystemet, se paragraf 4.5.4.

For tekst i NS-EN ISO 14001 om ledelsens gjennomgåelse, se paragraf 4.6.

Viktige elementer som bør beskrives i en prosedyre for miljørevisjon:

•  Hvor ofte skal revisjonen gjennomføres og hvilke deler av miljøledelsessystemet skal revideres

•  Hvordan revisjonen skal gjennomføres (revisjonsvarsel, program for dagen, formøte / intervju og observasjon / oppsummeringsmøte)

•  Kompetansekrav til intern revisor

•  Hvem har ansvaret for å gjennomføre revisjoner

•  Hvem som skal ha revisjonsrapporten (ledelsen først, så til de øvrige ansatte som er berørt).

Viktige momenter i ledelsens gjennomgang:

•  Hvor ofte skal den gjennomføres

•  Hva gjennomgangen skal bygge på; rapporter fra interne revisjoner, avviksbehandling med mer

•  Vurdere om det er behov for å endre deler av miljøledelsessystemet; miljøpolitikken, miljømålene og andre elementer i systemet i lys av resultatene fra internrevisjoner og avviksbehandlingen

•  Det skal skrives referat

•  Hvem som skal ha informasjon om resultatet av ledelsens gjennomgang.

Avviksbehandling og korrigerende tiltak

Avviksbehandlingen skal sikre at bedriften fanger opp feil som gjøres i forhold til retningslinjene som er lagt i politikken, målene, prosedyrer og andre styrende dokumenter. Det er i tillegg viktig å fange opp uhell og nestenuhell for å kunne unngå samme situasjoner igjen.

Avvik bør registreres på egne skjema der det er plass for både å registrere avviket og å beskrive hvilke tiltak som er gjort på kort sikt (korrigerende tiltak) og lang sikt (forebyggende tiltak). Det kan være fornuftig å kalle avviksbehandlingen for forbedringsarbeid for å få en noe mer positiv vinkling på arbeidet. Avviksrapporten kan da kalles for Forbedringsrapport. Eksempel på skjema finnes i Vedlegg 5.

For tekst i NS-EN ISO 14001 om avvik og korrigerende og forebyggende tiltak, se paragraf 4.5.2.

Viktige momenter i en prosedyre om avviksbehandling:

•  Avvik rettes opp umiddelbart av den som har forårsaket eller oppdaget avviket

•  Både korrigerende og forebyggende tiltak skal vurderes

•  Avviksskjema skal arkiveres, gjerne i egen perm

•  Avvik, og behandlingen av dem, bør tas opp på ledermøter og på driftsmøter slik at bedriften kan lære av feilene

•  Dersom bedriften endrer prosedyrer som følge av avviksbehandling, så skal dette registreres

Vil du lese mer?